Pular para o conteúdo principal

Exemplos práticos do dia a dia

Casos reais de rotina, com empresas e valores fictícios. Cada caso mostra a situação, os passos no Aquila e o que você deve conferir.

Caso 1 · Pagamento sem nota fiscal​

Situação: o extrato de agosto da Bioativos Rio Negro mostra um PIX de R$ 1.250,00 para Marcenaria Tarumã, mas a pasta do mês não tem a nota.

No Aquila:

  1. Validação de Compras → Iniciar Análise Turbo.
  2. O lançamento aparece como “sem documento comprobatório”.
  3. Clique em Solicitar Docs e escreva: “Enviar NF da Marcenaria Tarumã, PIX de 12/08, R$ 1.250,00, e as 3 cotações”.

Confira: quando a nota chegar, reenvie pela mesma tela. A análise reaproveita os documentos que já estão no cofre e não começa do zero.

Caso 2 · Compra acima do limite sem as 3 cotações​

Situação: compra de equipamento de R$ 18.400,00 com uma única proposta anexada.

No Aquila:

  1. A Análise Turbo identifica o documento como cotação e conta quantas existem para aquele fornecedor e item.
  2. O item fica pendente pela regra de três cotações do Guia PPBio.
  3. Solicite as cotações faltantes ou a justificativa formal de fornecedor exclusivo.

Confira: as datas das cotações precisam ser anteriores ao pagamento.

Caso 3 · Pró-labore com valor diferente do mês anterior​

Situação: o pró-labore da coordenadora passou de R$ 3.218,43 para R$ 6.070,73.

No Aquila:

  1. Conciliação & RH → aba RH.
  2. Pergunte ao agente: “Mostre os pagamentos de pró-labore desta empresa nos últimos 3 meses.”
  3. Verifique se o PUR prevê o valor na rubrica de RH direto e se há documento de alteração.

Confira: variação de valor não é erro por si só, mas precisa de documento que a justifique.

Caso 4 · Lançamento duplicado na planilha de execução​

Situação: a empresa enviou a planilha de execução duas vezes, com linhas repetidas.

No Aquila:

  1. Balanço Financeiro → Atualizar Planilha.
  2. O importador marca as linhas repetidas como duplicadas e não as soma de novo. Na produção, 7.065 duplicatas já foram evitadas.
  3. Revise as inconsistências que o importador apontar.

Confira: o saldo consolidado deve bater com o extrato do último dia do mês.

Caso 5 · Aplicação e resgate confundidos com despesa​

Situação: o extrato mostra uma saída de R$ 50.000,00 que é aplicação automática, não despesa.

No Aquila:

  1. Envie também o extrato de investimento (Balanço Financeiro, filtro Invest).
  2. O módulo Investimentos concilia aplicação, resgate e rendimento.
  3. No extrato BB, o código histórico ajuda a classificar automaticamente esse tipo de movimento.

Confira: saldo total = conta corrente + aplicado.

Caso 6 · “Onde está o comprovante daquele pagamento?”​

Situação: a auditoria pergunta pelo comprovante de um pagamento de março.

No Aquila:

  1. Abra o Agente e pergunte: “Qual documento comprova o pagamento de R$ 2.300,00 em março para o fornecedor X?”
  2. Ou busque em Arquivos Protegidos por fornecedor, tipo ou período.

Confira: use o arquivo original do cofre (com histórico de versões) como evidência.

Caso 7 · Arquivo que falhou no processamento​

Situação: um PDF escaneado aparece como falha na fila.

No Aquila:

  1. Verifique se o arquivo abre normalmente e não está protegido por senha.
  2. Se for foto, reenvie em melhor resolução ou converta para PDF.
  3. Reenvie pela Zona IA OCR.

Confira: se o arquivo falhar de novo, registre o caso para o suporte com o nome do arquivo. Não envie o documento por canais não oficiais.

Caso 8 · Banco conectado pedindo nova autorização​

Situação: o painel de Open Finance mostra “aguardando ação do usuário”.

No Aquila:

  1. O banco pediu token ou confirmação (MFA). Só o representante da empresa pode concluir.
  2. Avise o representante; ele abre Open Finance → Reconectar e autentica no banco.
  3. As transações voltam a ser importadas automaticamente.

Confira: enquanto a conexão estiver pendente, o período sem dados não significa conta sem movimento.