Rotina mensal de prestação de contas

Roteiro sugerido para uma empresa-projeto PPBio. O calendário (dia de corte, revisão e aprovação) será fechado no kick-off.

Dia 1 · Referência do projeto

Feito uma vez por projeto, e de novo a cada termo aditivo ou remanejamento.

1. Abra Plano de Projeto.
2. Envie o PUR em PDF (ou cole o texto).
3. Clique em Analisar e confira rubricas, valores e vigência extraídos.
4. Clique em Continuar para compras.

Confira sempre: se houver termo aditivo, o valor por rubrica deve refletir a versão vigente.

Dias 1 a 3 · Entrada dos documentos do mês

Escolha o caminho que se aplica:

Situação	Caminho no Aquila
A empresa compartilhou uma pasta no Drive	Configurações → Integrações & Drive: os arquivos são importados para o cofre
Você recebeu os arquivos por e-mail	Validação de Compras → Importar pasta ou Arquivos avulsos
Extrato do banco (sem Open Finance)	Balanço Financeiro → Adicionar Extratos (filtro Conta)
Extrato de aplicação	Balanço Financeiro → Adicionar Extratos (filtro Invest)
Banco conectado via Open Finance	As transações chegam sozinhas. Veja Open Finance

Acompanhe o processamento pelo botão Filas. Cada arquivo é lido e classificado (recibo, nota fiscal, holerite, cotação, extrato).

Dias 4 a 6 · Análise

1. Em Validação de Compras, clique em Iniciar Análise Turbo.
2. Leia o resultado por lançamento: documento encontrado, rubrica sugerida e regras atendidas ou não.
3. Para cada pendência, use Solicitar Docs e descreva o que falta.

Dias 7 a 10 · Conciliação

1. Abra Conciliação & RH → Itens Pendentes.
2. Para cada item: Aprovar, Rejeitar ou Solicitar Docs.
3. Use a aba RH para folha, pró-labore e encargos.
4. Quando não houver pendências críticas, Exportar Excel.

Dias 11 e 12 · Fechamento

1. A coordenação revisa o relatório exportado.
2. As divergências que permanecem são documentadas como nota explicativa.
3. O fechamento é registrado. O fluxo formal de assinatura no Aquila entra na Fase 2 do roadmap.

Quanto tempo leva

Etapa	Sem Aquila (estimativa da equipe)	Com Aquila
Ler e classificar a pasta do mês	horas de trabalho manual	minutos (cerca de 9 s por documento, em paralelo)
Cruzar extrato × comprovante	linha a linha em planilha	sugestão automática + revisão das exceções
Achar o documento de um lançamento	busca em pastas	pergunta ao agente ou busca no cofre

observação

A medição de tempo antes e depois do Aquila faz parte dos critérios de sucesso do piloto. Veja os próximos passos.